Hvordan arrangere et alumnitreff?

2024 Forfatter: Priscilla Miln | [email protected]. Sist endret: 2024-02-18 07:29

Alumnigjenforeningskvelden, uansett hvor den finner sted og hvem den samler, krever seriøse forberedelser og konkrete kostnader. Som regel er det ganske vanskelig for én person å mestre organiseringen av en slik ferie og forberede seg på den.

Nå bruker de ofte tjenester fra byråer, men resultatet av fagfolks arbeid svarer ikke alltid til forventningene og kan avvike fra den versjonen av ferien de ønsket å arrangere. Derfor er det bedre å ta opp saken på egenhånd, gjerne med et selskap på to, tre eller fire personer.

Hvor skal jeg begynne?

Du må begynne å forberede kvelden for møtet med kandidater ved å bestemme antall deltakere. Det vil si at du bør bestemme hvem du skal samle – hele utgaven, én klasse eller gruppe. Om man skal invitere lærerstaben og hvem av lærerne man skal ringe. Alle andre aspekter avhenger av antall potensielle deltakere og gjester på arrangementet.

Deretter må du finne alle dissefolk som skal samles. Enten du planlegger å holde en alumnikveld på en skole eller en studentfest på en restaurant, er søket etter deltakere det viktigste, lange og vanskeligste stadiet i forberedelsene.

Etter at alle mulige koordinater er funnet, bør folk kontaktes eller ringes, og ikke bare sende dem invitasjoner. Dette må gjøres, for noen vil ikke gå, og noen vil ønske å komme ikke alene. Du må ringe eller skrive til lærerne. Du bør ikke ekskludere deltakere på forhånd, med fokus på dine egne ideer. Det vil si at hvis for eksempel alumnimøtet skal holdes i Moskva, og en av de potensielle deltakerne bor i Vladivostok, bør du ikke bestemme på egenhånd at personen ikke skal komme.

Det er nødvendig å avklare foretrukket tidspunkt og dato med hver av de som deltar på kvelden, inkludert lærere. Du bør også spørre nøye om økonomiske muligheter, det vil si spørre hvor mye en person er klar til å bevilge for å organisere et arrangement.

Etter disse innledende stadiene vil arrangørene ha en fullstendig liste over gjester og deltakere på arrangementet, som inneholder informasjon om deres fritid og økonomiske muligheter.

Hva er det neste?

På neste trinn bør sted, tidspunkt og omtrentlig scenario for kvelden for alumnimøtet bestemmes. Dette er ikke vanskelig å gjøre, basert på omtrentlig budsjett og antall deltakere. På dette stadiet må budsjettet "se" to ganger, samt antall deltakere.

Det første du må begynne å tenke påscenario - valg av plassering. Hvis det forventes mer enn hundre personer til arrangementet, men budsjettet er lite, bør du leie en kafé eller en liten klubb med en minimumsbestilling på "for besøkende"-basis. Det vil si å avtale med eierne av institusjonen at folk skal bestille drikke og mat på egenhånd. Denne metoden for leie vil redusere kostnadene ved å betale for institusjonen betydelig.

Et annet alternativ er å tilbringe et alumnimøte på en skole eller et institutt. Men ikke alltid denne måten å organisere et arrangement på er mer økonomisk enn å leie en institusjon. For en full feiring må du dekke buffetbord, det vil si kjøpe alkohol, mat eller ferdige snacks. Ved innkjøp av mat trenger du en person som skal lage mat. Du trenger duker, servise og mye mer. Du må også rengjøre alt etter slutten av ferien. I tillegg til utgiftene og bryet har det å holde et arrangement i en skolebygning en rekke betydelige ulemper, som tids- og datobegrensninger, behovet for å flytte og flytte møbler, fordi atmosfæren ikke er beregnet på feiring.

Den beste måten å tilbringe en kveld med alumnimøter på er å kombinere et besøk på en skole eller et institutt med en fest på en restaurant. En høytidelig del kan finne sted i et skoleforsamlingslokale eller et studentpublikum, og overføre selve moroa til en restaurant eller kafé. Med dette valget må du først finne ut hvilke datoer og klokkeslett utdanningsinstitusjonen vil kunne arrangere arrangementet, kombinere dette medtidsrammen foretrukket av flertallet av deltakerne, og velg faktisk en dato.

Ikke umiddelbart koordiner valgt dato og klokkeslett med administrasjonen, men avtal kun på forhånd. Dette er nødvendig for å finne en passende kafé for en valgt tid i nærheten av utdanningsinstitusjonen, innen gangavstand. Det er svært upraktisk hvis instituttet eller skolen ligger i stor avstand fra restauranten. I denne situasjonen vil noen ikke gå til den høytidelige delen, mens andre ikke vil gå til moroa.

I en nærliggende kafeteria kan imidlertid valgt dato eller klokkeslett være opptatt, men en annen dato er gratis, noe som også er praktisk. Derfor er det nødvendig å forhandle med utdanningsinstitusjonen på forhånd og først etter det endelige valget av restauranten.

Nå kan du begynne å utvikle scenariet, igjen ved å bruke listen over gjester og data om deres økonomiske evner. Dette er nødvendig for å bestemme antall konkurranser med premier, kveldens meny, som vil bli bestilt på forhånd, og andre lignende øyeblikk. Scenarioet for kvelden for alumnimøtet, som bare vil delta på ti personer, selv om det er i "+1"-versjonen, vil være veldig forskjellig fra programmet for arrangementet for tjue klassekamerater og vil vise seg å være helt annerledes fra samlingen av hundre mennesker.

De har imidlertid alle samme struktur:

• seremoniell del;
• overgang til restaurant eller bare en pause før bufféstart;
• vanlig tid;
• offisiell slutt;
• "etter-gang".

På stadiet med å velge et scenario i samsvar med budsjett ogantall gjester skal ikke gå inn i detaljene for å fylle hver vare, men fordele midlene. Det er enklest å gjøre dette, med utgangspunkt i hva kostnadene kan beregnes med maksimal nøyaktighet, for eksempel fra den seremonielle delen. "Bosatt" bør ikke inkluderes i budsjettet i det hele tatt, men hvis det er gratis penger, er det fullt mulig å presentere en cocktail med tema til alle. Det mest uklare budsjettmessig er alltid hoveddelen av kvelden, den som går etter manus og involverer ulike konkurranser, lotterier og premier. Derfor bør den stå igjen til slutt, og når du velger hva du skal fylle den med, gå ut fra hvor mye penger som er igjen.

Som et resultat vil du få et ganske detaljert økonomisk estimat. Det skal være tydelig skrevet, slik at når deltakerne stiller spørsmål om hvilke penger som samles inn hos dem, ikke prøv å fortelle innholdet i kvelden, men bare send en liste med tørre tall i en messenger eller på post. Dette vil spare dine egne nerver, og vil motvirke mistenkelige klassekamerater fra å forhandle med samleren.

Etter at midlene er samlet inn, bør du begynne å implementere planen. Med et stort antall arrangementsgjester kreves det vanligvis mange forskjellige elementer og attributter ved høytiden. Du bør ikke gjøre alt i henhold til prinsippet "hvordan det går", tid og kjøp eller bestillinger må planlegges, det er mye mer praktisk og med en klar tidsplan vil ingenting bli glemt.

Hvordan holde den offisielle delen?

Innholdet i den høytidelige delen avhenger av hvor mange lærere det blir, og hvem som egentlig planleggervær tilstede. For eksempel holder rektor ved instituttet eller avdelingslederen, skoledirektøren på kvelden for kandidatmøtet alltid en tale som åpner arrangementet. Dette er en tradisjon som skal følges. Hvis det ikke er "høye rangeringer", og bare en klasselærer eller flere faglærere er til stede, går retten til å åpne kvelden og gjennomføre hele den høytidelige delen til arrangøren. Det spiller ingen rolle hvem av lærerne som kommer til arrangementet, alle som deltok på kvelden for gjenforeningen av nyutdannede av lærerne får overrakt blomster og minnebrev med takk.

Den seremonielle delen skal ikke være lang, men den skal heller ikke være for kort. Den optimale tiden er 30-40 minutter. Innholdet kan være:

• åpningstale eller direktørens tale;
• levering av jubileumsdiplomer eller sertifikater, men kun med et lite antall deltakere, dersom det er flere enn tjue personer, så utstedes sertifikater etter fullført offisiell del når man forlater salen;
• lærernes ord, og etter at lærerne er ferdige, skal du gi blomster og et vakkert utformet "takk-papir", det samme gjelder direktøren eller representanten for administrasjonen;
• fullføring og invitasjon til å fortsette til restauranten (du må minne om adressen og si at den står i invitasjonen).

Hvis en av kandidatene ønsker å si noe, så gjøres dette etter talen til lærerne og før den avsluttende talen til arrangøren av ferien.

Hvis det er anledning til å øve på den høytidelige delen, bør dette gjøres uten feil. Det kan alltid være noen nyanser som skiller virkeligheten fra manuset skrevet på papir. Talenes varighet, en ikke-fungerende mikrofon eller mangel på stativ for den, og andre bagateller som ikke kan tas i betraktning ved planlegging. De vil bli tydelige under øving og kan korrigeres eller elimineres.

Du kan fullføre den høytidelige delen, ikke begrenset til tale. Et godt alternativ ville være å synge en sang. På kvelden for møtet med kandidater, i fravær av en hymne ved utdanningsinstitusjonen, kan du forberede et hvilket som helst passende tema og ikke for lang sang. Teksten og en forklaring til den skal sendes til hver av deltakerne sammen med invitasjonen. Men om ønskelig kan du kopiere det ved å skrive ut en utskrift med ord ved inngangen til hallen. Hvis det er planlagt å bruke merker, så gis de også til alle før den offisielle delen ved inngangen.

Hva kreves for den offisielle delen?

Det er obligatoriske attributter for den offisielle scenen av arrangementet, som ikke avhenger av antall deltakere eller størrelsen på budsjettet. Disse inkluderer:

• blomster for alle lærere;
• minnesvitnemål eller "graduate Certificates";
• takkebrev til lærere.

Dette er grunnlaget du ikke kan klare deg uten. Du kan bestille diplomer og diplomer i hvilket som helst av reklamebyråene eller direkte i trykkerier. Imidlertid vil en direkte bestilling fra skrivere, selv om den er billigere, kreve uavhengig forberedelse av oppsettet. Dette er ikke bare en tegning laget i et hvilket som helst program, det stilles en rekke krav til slike oppsett. Uten forståelse for hvordandet er et oppsett for trykking som gjøres, dette bør du ikke gjøre, siden resultatet vil kreve endring og ikke trykkpressenes feil. Det vil si at du må betale to ganger.

I tillegg til de obligatoriske attributtene, kan slike elementer av arrangementet:

• merker med navn, klasse eller annen informasjon;
• utsmykning av forsamlingslokale, foaje og andre steder som nyutdannede skal passere i utdanningsinstitusjonen;
• skriv ut teksten om nødvendig.

I tilfelle det er kaldt og glatt ute, og restauranten ligger langt fra stedet der kvelden for alumnimøtet startet (f.eks. februar eller mars er ikke tilrettelagt for lange turer), kan du kan leie en transport. Det er viktig å advare om bussleie i invitasjoner, siden folk kan nekte å bruke egen bil etter å ha lært om tilgjengeligheten av transport "dør til dør".

Overgang til restauranten: er det mulig å fylle den med noe

Hvorvidt man skal fylle overgangstiden fra utdanningsinstitusjon til feiringssted med innhold er et individuelt spørsmål. Det avhenger av mange nyanser, for eksempel:

• varighet og arbeidsmengde for den offisielle delen;
• vær og årstid;
• tilgjengelighet av transport eller gange;
• tid det tar å komme til restauranten;
• antall deltakere.

Det er mulig i godt vær og om sommeren å bruke klovner, dukker i naturlig størrelse, mimer med ballonger og lignende på veienakkompagnement. Dette gjør gjestene klar for en festlig kveld. Men hvis stien er for kort, for eksempel, trenger du bare å gå til motsatt side av gaten, da trenger du ikke fylle den med noe.

For en busstur som varer i minst 20 minutter, kan du bruke en klovn eller en hvilken som helst annen artist som forteller vitser «i emnet» eller, enda bedre, opptrer i standup-sjangeren. Den samme sjangeren er optimal for hoveddelen av arrangementet.

Men hvis det er mindre enn ti personer, så er slik underholdning underveis helt ubrukelig.

Hvordan tilbringe mesteparten av kvelden?

Strukturen på hvordan avgangsfesten foregår i institusjonen, et år senere samles de eller ti år etter eksamen, er den samme. Men antall deltakere i arrangementet påvirker strukturen på feiringen. Er det flere enn 10-15 personer, kreves det en leder. Hvis det er 5-7 deltakere, er det ikke nødvendig med tjenester fra en toastmaster.

Alle konkurranser, lotterier eller annen underholdning må nødvendigvis samsvare med kveldens tema, samt drikketaler. Det er enkelt å oppnå dette, bare bruk noen få tematiske elementer i manuset.

Strukturen av arrangementet kan være:

• arrangøren må holde en kort middagstale, med andre ord gjenåpne ferien;
• de følgende skåltaler bør rettes til bestemte personer og rapportere om hva de har oppnådd tidligere, selvfølgeligvel, kandidatene selv kan snakke, improvisert;
• mellom heving av glass, holdes det konkurranser, opptredener av artister eller deltakere på kvelden;
• før stengetid bør det holdes loddtrekning med lekne premier, for eksempel med attest for rett til å være vertskap og arrangere neste møte.

Arrangøren sier den siste skålen. I den må du takke de som kom, uttrykke tillit i et tidlig møte og forklare at restauranten står til full disposisjon for alle de som ønsker å fortsette å ha det gøy, og angir selvfølgelig tidspunktet. Det vil si at den offisielle delen skal være ferdig minst 2 timer før leieperioden utløper.

Hva skal jeg si i "adresse"-toaster?

Gratulerer med kvelden for gjenforeningen er ikke mye forskjellig fra skåler på andre høytider. Det vil si at det er en kort tale som inneholder hyggelige ord om noen, som snakker om denne personens prestasjoner og ber ham om å drikke.

Du kan snakke om alt, men du bør selvfølgelig være forberedt. Alle har prestasjoner. For eksempel, hvis en utmerket student og aktivist ble en husmor, bør du huske familieverdier og understreke at et hus er det viktigste en person har. Hvis en klassekamerat jobber som mekaniker på en fabrikk, må du snakke om verdien av enkle yrker, uten hvilke alle bekvemmelighetene til det moderne livet er utenkelige. Det vil si at målrettede skåltaler skal øke en persons selvtillit og glede ham.

Etter slike taler bør et diplom "For Achievement" deles ut. Men dette bør bare gjøres hvis toastenevil være klar for hver av gjestene. Er det hundre personer på festen, er det ikke nødvendig å utarbeide vitnemål. Men selve skålene skal uttales. De må være gjennomtenkte for omtrent halvparten av deltakerne. Etter hvert par slike taler, bør gjestene bli provosert til de samme talene angående klassekameratene.

Dermed er det evige spørsmålet om hva man skal drikke til helt fjernet, og hver av de inviterte føler seg nødvendig, og ikke overflødig i høytiden.

Hva skal inkluderes i programmet?

Den mest optimale varianten av programmet for slike arrangementer er opptredenene til deltakerne selv. Men de fleste har en tendens til å avslå et tilbud om å opptre, så arrangører bør dekke over dette med konkurranser eller lotterier.

Det vil si at som premier for å vinne en konkurranse må vinneren for eksempel lese poesi. For kvelden for kandidatmøtet, som holdes i henhold til et program organisert i henhold til dette prinsippet, bør tekster som er skrevet ut på forhånd, utarbeides. Ikke alle mennesker husker noen dikt.

Du kan klare deg uten konkurranser i det hele tatt, og spille forestillinger i form av lotteri eller tap. Du kan arrangere en auksjon. Det vil si at deltakeren får muligheten til å selge noen sin talerett, og pengene for denne partiet vil være begynnelsen på budsjettet for neste kveld av gjenforeningen, hvis dato selvfølgelig bør kunngjøres, for eksempel neste år.

Hvordan forberede en tale?

Dette spørsmålet forvirrer ofte selv de mest pedantiske og talentfulle arrangørene. Faktisk er alt enkelt. Ord for gjenforeningens kveldbør ikke være pretensiøs, oppriktig og snill. Det er nok.

Tale bør ikke forsinkes. Åpningen av den høytidelige delen er ganske innen 5-7 minutter, selvfølgelig, hvis regissøren eller en av de "viktige" lærerne ikke holder talen. De bør ikke begrenses i tid - det er uhøflig. Den siste offisielle delen av talen varer i 4-5 minutter, den kan startes med ordene: "Hjemkvelden begynner", "Nå skal vi på restauranten og vi skal ha det gøy" og annen informasjon, for eksempel om busser eller adressen til institusjonen.

Den første skålen er helt symbolsk og skal høres enkelt ut: «Gutter! Her har vi sett hverandre! La oss feire det! Adresse-toast består av flere setninger og tar 2-4 minutter.

Vansker med bordtaler kan unngås ved å ansette en vert eller ved å bruke resten av deltakerne så mye som mulig.

Hva bør ikke glemmes?

Når du planlegger en kveld, må du huske tre nyanser, for eksempel:

• organiser bilde- eller videoopptak;
• søk etter vert;
• sender invitasjoner.

Sørg for å ansette en fotograf og/eller videograf. Dette er en veldig viktig del av møtet. Dessuten bør du bestille tjenester for hele kvelden - fra den høytidelige offisielle delen til "ettervandringen". Resultatene av arbeidet hans må deretter sendes elektronisk til alle gjester på arrangementet.

Lei inn en vert for fester med mer enn 10 personer. Tross alt er arrangøren selv også utdannet og han skal ha det gøy, og ikke følge programmet ogstemningen til gjestene.

Invitasjonen skal utstedes, inkludert all nødvendig informasjon i dem: tid og sted for møtet, navnet og adressen til restauranten, tilgjengeligheten til bussen, hvis det er planlagt å leie den, teksten til sangen, selvfølgelig, hvis dette elementet er inkludert i manuset, og så videre.

Du trenger ikke skrive ut invitasjoner, det er mye enklere å sende dem i elektronisk form og sende dem ut via messenger eller e-post.